Себестоимость оформления декларации — это сумма, в которую одна ДТ обходится вашей компании. Например, клиент заплатил 7 000 ₽, а на выполнение работы компания потратила 5 500 ₽. Разница — 1 500 ₽ до налогов и других ещё не учтённых расходов. Чтобы узнать свою сумму, нужно посчитать расходы за месяц и понять, какая их часть приходится на одну декларацию.
Статья для руководителя, которому нужно понять: сколько стоит работа отдела и хватает ли цены услуги, чтобы её оплатить. Считаем именно расходы вашей компании на работу. Стоимость товара, пошлины и другие платежи клиента в этот расчёт не включаем, если компания только перечисляет их за клиента.
Сначала узнайте, во сколько обходится средняя декларация. Потом отдельно посчитайте простые и сложные задания. Иначе может оказаться, что на знакомых повторных поставках вы зарабатываете, а на сложных — теряете деньги, хотя цена услуги одинаковая.
Все суммы ниже придуманы для объяснения. Это не цены BWB Group и не обязательные расходы для любой компании. Подставьте свои данные.
Себестоимость оформления декларации: 3 шага
Соберите расходы
Возьмите расходы за один месяц: зарплаты, программы и всё остальное, что нужно для работы. Каждую сумму посчитайте один раз.
Распределите затраты
Посмотрите, какие расходы возникли из-за одной конкретной ДТ, а какие нужно разделить между всеми заданиями.
Сравните с ценой
Узнайте, хватает ли цены услуги, чтобы покрыть расходы. Проверьте простые и сложные ДТ отдельно.
Какие расходы относятся к одной декларации
Чтобы себестоимость оформления декларации была понятной, сначала решите, что входит в вашу услугу. Например: подготовка ДТ, проверка и ответы на запросы. Если консультации или корректировки оплачиваются отдельно, считайте их отдельно. Расходы и цену нужно сравнивать за одну и ту же работу.
Расходы на конкретную ДТ
Например, за конкретную ДТ вы отдельно заплатили приглашённому специалисту или за подачу через программу. Эту сумму можно сразу записать в расходы по данному заданию.
Расходы на весь отдел
Зарплаты, программы, связь, аренда и работа руководителя нужны для всего отдела. У таможенного представителя сюда же входят комиссия банка за гарантию и страхование ответственности. Эти расходы нужно разделить между заданиями.
Самое важное — не посчитать одно и то же дважды. Если зарплату уже включили в месячные расходы, нельзя потом прибавить её целиком ещё раз к каждой ДТ. Ниже покажем, как разделить одну и ту же зарплату между заданиями по затраченному времени.
Таблица не помещается? Листайте вправо →
| Группа | Что считать | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| Сотрудники | Все расходы компании на сотрудников, а не только зарплату на руки | Если зарплата уже посчитана по часам работы, не прибавляйте её второй раз |
| Программы | Подписку или лицензию разделите на месяцы. Плату за отдельную подачу запишите на нужную ДТ | Не оплачена ли подача уже в составе пакета программы |
| Общие расходы компании | Возьмите расходы, которые относятся к оформлению. Затем разделите их между заданиями | Не попали ли сюда расходы на другие услуги вашей компании |
| Банковская гарантия и страхование | Для таможенного представителя: комиссия банка за гарантию и плата за страхование ответственности, в пересчёте на месяц | Считайте плату банку и страховой компании. Сам размер гарантии или страховой суммы — не расход на одну ДТ |
Подробнее о банковской гарантии, страховании, зарплатах и программах мы уже написали в статье «Расходы таможенного представителя». Здесь пойдём дальше: посчитаем, сколько из этих расходов приходится на одну ДТ.
Как рассчитать среднюю себестоимость одной ДТ
Средняя себестоимость оформления декларации считается в два действия: сложите расходы за месяц и разделите на число выполненных ДТ за тот же месяц. Допустим, команда оформила 60 деклараций. На её содержание и остальные ежемесячные расходы ушло 300 000 ₽. Ещё по 500 ₽ компания потратила на каждую ДТ.
Условный месяц: 60 деклараций
Зарплаты и остальные ежемесячные расходы, ₽
500 × 60 ДТ = 30 000 ₽
300 000 + 30 000 ₽
Столько в среднем стоит одна ДТ
В нашем примере 500 ₽ — отдельные расходы на выполнение одной ДТ, например плата за подачу или другая работа по заданию. Если подача уже включена в оплаченную лицензию, второй раз её не добавляйте. 300 000 ₽ — условный месячный бюджет. Его состав покажем ниже.
Берите расходы и выполненные задания за один и тот же период. Если в конце месяца осталось много почти готовых ДТ, а расходы на них уже попали в расчёт, средняя сумма получится завышенной. Такие незаконченные задания нужно учесть отдельно с бухгалтерией либо посмотреть результат за несколько месяцев. Если выполненных ДТ нет, делить расходы на ноль нельзя.
Почему простая ДТ обходится дешевле сложной
Средняя себестоимость оформления декларации — 5 500 ₽. Но знакомая повторная поставка может занять час, а сложная — четыре. Поэтому разделим наш месячный бюджет в 300 000 ₽ на две части: 180 000 ₽ — все расходы на сотрудников, 120 000 ₽ — остальные расходы. Время всей команды по этим 60 заданиям составило 120 часов.
Она уже входит в 120 000 ₽ остальных расходов. Для примера представим, что у таможенного представителя за месяц получилось:
- Комиссия банка за гарантию — 60 000 ₽.
- Страхование ответственности — 5 000 ₽.
- Лицензии на программы — 15 000 ₽.
- Аренда, связь и прочие расходы — 40 000 ₽.
Вместе — 120 000 ₽. Плюс 180 000 ₽ на сотрудников — получаем те же 300 000 ₽. Все суммы условные; комиссия банка не является единым тарифом для таможенных представителей.
Если вы считаете работу собственного отдела компании-импортёра и не несёте таких расходов на гарантию, не добавляйте их. Берите только свои реальные расходы.
Сначала считаем работу сотрудников: 180 000 ₽ делим на 120 часов. Получается 1 500 ₽ за час работы команды. На повторную ДТ ушёл час — значит, работа стоит 1 500 ₽. На сложную ушло четыре часа — 6 000 ₽. Остальные 120 000 ₽ для простоты делим поровну на 60 ДТ: ещё по 2 000 ₽ на каждую. И прибавляем те самые 500 ₽ отдельных расходов.
Таблица не помещается? Листайте вправо →
| Показатель | Повторная ДТ | Сложная ДТ |
|---|---|---|
| Количество | 40 ДТ | 20 ДТ |
| Время команды на ДТ | 1 час | 4 часа |
| Работа по 1 500 ₽/ч | 1 500 ₽ | 6 000 ₽ |
| Остальные расходы на одну ДТ | 2 000 ₽ | 2 000 ₽ |
| Дополнительные расходы на одну ДТ | 500 ₽ | 500 ₽ |
| Себестоимость одной ДТ | 4 000 ₽ | 8 500 ₽ |
Проверим, что ничего не потеряли: 40 повторных ДТ × 4 000 ₽ + 20 сложных ДТ × 8 500 ₽ = 330 000 ₽. Это ровно все расходы нашего месяца. Средняя сумма всё ещё 5 500 ₽, но теперь понятно, сколько стоит каждая категория.
Теперь представьте, что клиент платит 7 000 ₽ за любую ДТ. После расходов на повторную декларацию остаётся 3 000 ₽. А сложная обходится в 8 500 ₽ — то есть уже на 1 500 ₽ дороже цены услуги. До налогов. Если смотреть только на среднее, эту разницу легко пропустить.
Как записывать рабочее время и оценивать сложность заданий, мы показали в статье о загрузке декларанта. Для нашего расчёта нужны ваши замеры: часы из примера не являются нормой для всех.
Что делать с зарплатой, если заданий мало?
Если заданий мало, зарплаты всё равно приходится платить. В нашем способе расчёта вся сумма зарплат делится на часы, потраченные на задания. Поэтому при маленьком потоке час работы получается дороже. При желании можно отдельно показывать расходы на время без заданий. Главное — не вычёркивать эти деньги: компания их всё равно тратит.
Как объём меняет себестоимость оформления декларации
Себестоимость оформления декларации зависит и от количества работы. Представим, что ежемесячные расходы остаются 300 000 ₽, а на каждую ДТ дополнительно уходит 500 ₽. Тогда при разном количестве деклараций получатся такие суммы:
Но больше ДТ не всегда означает дешевле. Для 80 деклараций может понадобиться ещё один сотрудник или более дорогая программа. Тогда расходы вырастут. Сначала проверьте, справится ли нынешняя команда, и добавьте новые расходы, если они потребуются.
Чем себестоимость отличается от цены услуги
Себестоимость оформления декларации — это ваши расходы. Цена — сумма, которую платит клиент. Цена должна покрывать расходы и оставлять деньги для компании. Например, если одна ДТ обходится в 5 500 ₽, продавать её за 5 500 ₽ означает работать без запаса на прибыль и неучтённые расходы.
Прибавить 20% к расходам
К расходам 5 500 ₽ прибавляем 20%. Получаем цену 6 600 ₽. После этих расходов остаётся 1 100 ₽. Это 20% от расходов, но только около 16,7% от цены.
Оставить 20% от цены
Если хотим, чтобы после этих расходов оставалось 20% именно от цены, считаем иначе: 5 500 ÷ 0,80 = 6 875 ₽. Остаётся 1 375 ₽ — ровно 20% от цены. Налоги и другие ещё не учтённые расходы могут уменьшить эту сумму.
Поэтому «прибавить 20% к расходам» и «оставить себе 20% от цены» — разные расчёты. Эти проценты взяты только для примера. Какую сумму оставлять компании, решаете вы.
Отдельно проверьте налоги с бухгалтерией. Например, НДС, который компания может принять к вычету, и НДС, который остаётся её расходом, учитываются по-разному. Наш пример не рассчитывает НДС, УСН или налог на прибыль. Сумма, оставшаяся после показанных расходов, — ещё не чистая прибыль. Если клиент платит с отсрочкой и компания несёт дополнительные расходы из-за ожидания денег, их тоже нужно посчитать.
Что проверить перед использованием расчёта
- Все ли деньги учтены? Сумма расходов по выполненным ДТ, незаконченной работе и времени без заданий должна сходиться с расходами отдела.
- Не посчитали ли что-то дважды? Проверьте зарплаты, программы и работу приглашённых специалистов. Каждая сумма должна попасть в расчёт один раз.
- Не стало ли больше сложных ДТ? Если состав работы поменялся, старые средние расходы могут уже не подходить.
- Справится ли команда с планом? Проверьте, хватит ли сотрудников и программ. Если нужны новые расходы, добавьте их до расчёта.
Частые вопросы о себестоимости одной ДТ
01Можно ли просто разделить зарплату на число деклараций?
02Нужно ли включать всю стоимость банковской гарантии?
03Можно ли брать среднюю себестоимость для любого клиента?
04Как часто пересчитывать показатель?
Нужна поддержка отдела оформления?
Если команде нужна помощь со сложной поставкой, проверкой документов или ответами на вопросы, посмотрите условия таможенного консалтинга. Общие расходы компании и результат за месяц можно проверить в нашем отдельном калькуляторе.
Автор: BWB Group. Все суммы и часы в статье — условный пример. Идея разделять общие расходы по понятным правилам описана, в частности, в материале ACCA. Здесь мы показываем простой способ для руководителя, а не правила бухгалтерского или налогового учёта.