Загрузка декларанта зависит от состава работы, а не только от его опыта или скорости заполнения программы. Чтобы понять, сколько деклараций может оформить один специалист, нужно измерить время на ваши типовые задачи. Повторная поставка знакомого товара и новая многотоварная партия требуют разного времени. Поэтому загрузку отдела полезнее оценивать в трудозатратах, а уже затем переводить их в количество ДТ.
В этой статье речь о декларанте как о специалисте отдела таможенного оформления: сотруднике, который готовит и сопровождает декларации на товары.
Считайте не только декларации, но и время на работу. Сначала определите, сколько часов сотрудник может выделить на ДТ. Затем посмотрите, сколько времени занимают ваши типовые и сложные задания. Так получится рабочий план с запасом, а не усреднённая норма для всех.
Числа ниже — условный пример. Замените их собственными замерами.
Загрузка декларанта: 3 опоры для оценки
Измерить время
Учитывайте подготовку, проверку, переписку и доработки, а не только отправку декларации.
Разделить поток
Сравнивайте сопоставимые задания: повторные поставки, стандартные и сложные случаи.
Проверить резерв
Сопоставьте план с доступными часами и сохраните время на нестандартные задачи.
Почему количество ДТ не показывает всю нагрузку
Нагрузка декларанта не определяется одним количеством поданных ДТ. Два сотрудника могут оформить разное количество деклараций и при этом потратить сопоставимое время. У одного — повторяющаяся номенклатура и готовые сведения, у другого — новый клиент, неоднородные документы и запросы по ходу оформления. Сравнение только по числу поданных ДТ не объясняет эту разницу.
Работа не заканчивается нажатием кнопки отправки. В описании процесса электронного декларирования «Альта-Софт» отдельно рассматриваются подготовка документов, их передача, обмен сообщениями и изменения после выпуска. Этот перечень помогает определить границы замера трудозатрат, но сам по себе не задаёт производительность сотрудника.
Подготовка и проверка
Разбор документов и номенклатуры, уточнения у клиента, подготовка сведений, заполнение и контроль декларации.
Сопровождение оформления
Работа с сообщениями и запросами, подготовка пояснений, исправления, взаимодействие с коллегами и завершение задания.
Чтобы нагрузка декларанта была измерена корректно, ожидание ответа клиента или решения таможни фиксируйте отдельно от активной работы. Если декларация находится в процессе оформления два дня, это не означает, что сотрудник потратил на неё два рабочих дня. И наоборот: быстрый выпуск не показывает, сколько времени ушло на подготовку.
От чего зависит время обработки одной декларации
- Номенклатура и число товарных позиций. Важно не только количество строк, но и объём сведений, которые нужно проверить по каждой позиции.
- Повторяемость поставок. Знакомые товары и проверенные шаблоны могут сокращать подготовку; новые сведения всё равно требуют проверки.
- Качество входящих документов. Противоречия, отсутствующие характеристики и разные версии документов создают дополнительные циклы уточнений.
- Особенности конкретного задания. Разрешительные документы, выбранная процедура, условия поставки и дополнительные вопросы могут менять трудоёмкость.
- Разделение обязанностей. Если декларант одновременно консультирует клиентов, собирает документы и готовит отчётность, это должно быть отражено в расчёте.
- Инструменты и организация работы. Импорт данных, справочники и интеграции помогают только там, где данные пригодны для использования и процесс настроен.
Как измерить загрузку декларанта без сложной системы учёта
Чтобы загрузка декларанта опиралась на реальные трудозатраты, начните с простого журнала по заданиям. Для первого замера можно взять две–четыре недели, а затем проверить, попали ли в выборку сложные поставки и пиковые дни. Это предложенный способ наблюдения, а не обязательная продолжительность исследования.
- Определите границы задания. Например, от получения документов в работу до завершения сопровождения ДТ. Поздние корректировки учитывайте дополнительно, чтобы они не исчезали из статистики.
- Записывайте активное время. Фиксируйте работу небольшими интервалами; не приписывайте один и тот же час одновременно нескольким декларациям.
- Отмечайте причины доработок. Разделяйте ошибки подготовки, новые сведения от клиента и дополнительные действия по ходу оформления.
- Проверяйте состав потока. Среднее по повторным поставкам не переносите на новую сложную номенклатуру.
Таблица не помещается? Листайте вправо →
| Поле | Что записывать | Для чего |
|---|---|---|
| Задание и тип поставки | Внутренний номер, категория сложности, повторная или новая поставка | Сравнить сопоставимые задачи |
| Активное время | Подготовка, проверка, запросы и доработки — в часах или минутах | Посчитать полные трудозатраты без ожидания |
| Ожидание и причина | Ожидание сведений, документов или решения | Найти причины задержек, не смешивая их с занятостью |
| Исполнители и результат | Кто участвовал, что завершено, были ли повторные исправления | Не потерять помощь коллег и оценить качество |
Если часть работы выполняют другие специалисты, учитывайте их время отдельно. Иначе производительность декларанта будет выглядеть выше, чем фактическая производительность всего процесса.
Пример: сколько ДТ помещается в месячный план
Проверим, какой будет загрузка декларанта при условном плане из 60 деклараций. Все исходные значения в примере заданы для объяснения метода. Подставлять их в штатное расписание или план продаж без собственных замеров не стоит.
Сколько времени остаётся на декларации?
Доступное рабочее время за месяц
Общие задачи отдела. Остаётся 140 часов
Резерв: 20% от оставшихся 140 часов
Можно заложить в план работы по ДТ
Вместо 160 часов возьмите время, когда сотрудник действительно доступен в вашем месяце: учтите отпуска и отсутствие. 20 часов в примере — общие задачи, не относящиеся к конкретной ДТ. Резерв 20% тоже выбран для примера; его величину определяйте по своему потоку. Работу с запросами по ДТ уже учитываем во времени самой декларации — второй раз её не вычитаем.
Таблица не помещается? Листайте вправо →
| Категория | Доля потока | Время на ДТ | Количество | Всего часов |
|---|---|---|---|---|
| Повторные поставки | 60% | 1,2 ч | 36 ДТ | 43,2 ч |
| Стандартные задания | 30% | 2,5 ч | 18 ДТ | 45 ч |
| Сложные задания | 10% | 5 ч | 6 ДТ | 30 ч |
| Итого | 100% | 1,97 ч | 60 ДТ | 118,2 ч |
Откуда берутся 1,97 часа на одну ДТ?
Для наглядности возьмём не весь месяц, а 10 деклараций с тем же составом задач.
На эти 10 деклараций нужно 19,7 часа. Делим на 10 и получаем 1,97 часа на ДТ в среднем.
Теперь делим доступные 112 часов на 1,97. Получается примерно 56 ДТ за месяц, с округлением вниз. Это ориентир только для выбранного состава работ. Конкретный план проверяйте по целому количеству заданий каждой категории.
План забирает 6,2 часа из резерва
На 60 деклараций нужно 118,2 часа. В план заложено 112 часов. Разница — 6,2 часа: часть запаса на неожиданности уже занята обычной работой.
По отношению к плановым 112 часам это 105,5% загрузки. Речь не о работе «больше 100% рабочего дня»: до выделения резерва у сотрудника есть 140 часов. Просто план начинает съедать запас.
Если оставить те же виды задач, но запланировать 40 ДТ, потребуется 78,8 часа — 70,4% времени, отведённого на декларации. Если сложных поставок станет больше, на тот же объём уйдёт больше часов. Поэтому 56 ДТ из примера — не универсальная норма.
Как оценить загрузку всего отдела
Загрузка декларанта и загрузка всего отдела связаны, но требуют разных проверок. Сначала посчитайте доступные часы по каждому сотруднику с учётом его функций. Затем распределите план по компетенциям и срокам. Общая сумма часов полезна для первого приближения, но не гарантирует, что любой сотрудник может выполнить любое задание.
- Проверьте узкие места. Если сложную номенклатуру проверяет только руководитель, свободное время другого специалиста не всегда компенсирует очередь к нему.
- Смотрите на неделю и день, а не только на месяц. Равномерный месячный объём может скрывать несколько дней с одновременной подачей большого числа ДТ.
- Не приравнивайте открытые задания к занятости. Десять деклараций, ожидающих документы, и десять деклараций в активной подготовке — разные ситуации.
- Учитывайте взаимопомощь и замещение. Проверка коллегой, обучение и передача дел тоже требуют времени.
Нагрузка декларанта должна оцениваться вместе с качеством работы. Сопоставляйте загрузку с качеством: повторными исправлениями, возвратами на доработку, пропущенными внутренними сроками и причинами задержек. Рост количества ДТ при увеличении переделок может означать, что процесс работает за счёт накопления незавершённых задач.
Что делать, если отдел перегружен
Сначала — входящие документы
Определите, какие сведения нужны до передачи задания в работу, кто проверяет комплектность и как фиксируется готовность. Это поможет отделить очередь на уточнение от очереди на оформление.
Затем — повторяющиеся операции
Проверьте шаблоны, справочники, импорт данных и распределение подготовки. Оцените экономию на собственных замерах, сохранив проверку сведений.
Отдельно — экспертные вопросы
Выделите сложные задания, которые забирают время у нескольких сотрудников. Для них может быть полезна точечная экспертная поддержка и понятный порядок согласования.
После этого — численность
Если измеренная нагрузка регулярно превышает доступный бюджет, рассмотрите дополнительного сотрудника или перераспределение функций. Один пиковый день ещё не описывает устойчивую потребность в штате.
Производительность и прибыльность — разные показатели. После оценки загрузки проверьте, покрывает ли планируемый объём расходы на сотрудников, программы и другие ресурсы. Для этого используйте отдельный калькулятор расходов и рентабельности таможенного представителя.
Загрузка декларанта: частые вопросы
01 Сколько деклараций в день должен оформлять один декларант?
02 Можно ли оценивать работу по времени автоматического выпуска?
03 Два декларанта всегда оформят вдвое больше ДТ?
04 Какой резерв времени закладывать?
Нужна помощь с работой отдела оформления?
Для сложных вопросов и проверки текущих операций посмотрите условия таможенного консалтинга. Если вы планируете получить статус таможенного представителя, требования и порядок включения в реестр разобраны на отдельной странице.
Автор: BWB Group. Методика и числовой пример подготовлены для управленческого планирования. Перечень этапов электронного декларирования сверён с материалом «Альта-Софт». Числа примера не взяты из этого источника и не являются отраслевым нормативом.